Bạn có thể đã áp dụng nhiều chiến lược khác nhau để sắp xếp email bằng bí danh và bộ lọc, nhưng nếu bạn muốn một phương pháp dễ dàng hơn mà gần như không đòi hỏi bất kỳ công sức nào từ phía bạn thì sao? Nhắc nhở bằng AI có thể là một giải pháp thay thế hiệu quả đến bất ngờ. Tôi đã sử dụng Gemini trong Gmail trong các ví dụ bên dưới, nhưng các chatbot AI khác cũng có chức năng tương tự. Ví dụ: Claude tích hợp Gmail, và Copilot hoạt động liền mạch trong Outlook. Dù bạn thích kết hợp dịch vụ AI và ứng dụng email nào, những lời nhắc này có thể giảm đáng kể sự khó chịu và khối lượng công việc liên quan đến email của bạn.
- Tóm tắt các chuỗi email (hoặc cuộc trò chuyện) dài
Các chuỗi email có thể trở nên quá dài, đặc biệt nếu bạn đã thảo luận về cùng một chủ đề trong một thời gian. Thậm chí còn tệ hơn khi bạn gửi một loạt email về cùng một chủ đề trên nhiều chuỗi email hoặc cho nhiều người. Điều này khiến bạn rất dễ bỏ lỡ hoặc quên mất một phần quan trọng của cuộc trò chuyện.
May mắn thay, AI có thể tóm tắt email cho bạn. Nhấp vào biểu tượng Gemini ở góc trên bên phải và yêu cầu nó tóm tắt từng email hoặc chuỗi email dài. Bạn có thể yêu cầu trực tiếp như “Tóm tắt email của Ted”, hoặc bạn có thể yêu cầu Gemini bằng ngôn ngữ tự nhiên hơn. Hơn nữa, Gemini có thể bao gồm email từ (hoặc đến) những người cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, cùng nhiều tính năng khác. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Gemini tóm tắt cuộc trò chuyện với quản lý của mình và rút ra những hành động quan trọng. Việc dựa vào AI có thể dễ dàng hơn so với việc tự mình lướt qua các chuỗi email dài dòng.
- Yêu cầu AI cung cấp Tổng quan về Email
Bạn đã bao giờ mở email và ghi nhớ sẽ trả lời (hoặc làm việc gì đó liên quan) sau, nhưng rồi lại quên mất khi đến lúc khác chưa? Nếu có, một mẹo nhỏ tôi thường dùng với Gemini, đặc biệt là gần cuối ngày làm việc, là nhấp vào biểu tượng Gemini và yêu cầu tổng quan về email trong ngày. Yêu cầu có thể trực tiếp như “Cho tôi tổng quan về email hôm nay”. Hoặc bạn có thể thêm hướng dẫn cụ thể, chẳng hạn như “Cho tôi tổng quan về email hôm nay và chia thành các phần riêng biệt, đảm bảo bao gồm danh mục công việc”. Cả hai yêu cầu đều cho tôi cái nhìn tổng quan về hoạt động trong ngày và giúp tôi không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng.
Ngay cả khi bạn không nhận được nhiều email quan trọng mỗi ngày, bạn vẫn có thể yêu cầu tổng quan mà không cần bất kỳ email quảng cáo hay tiếp thị nào để nhanh chóng xem bất kỳ điều gì đáng mở. Bạn cũng có thể yêu cầu Gemini định dạng tổng quan theo bất kỳ cách nào bạn muốn, bao gồm cả các phần nhất định, chẳng hạn như cá nhân hoặc công việc, hoặc làm nổi bật email từ một người cụ thể.
- Tìm kiếm email dễ dàng
Nếu bạn cũng giống tôi, đôi khi bạn cần tìm một email mà không biết bắt đầu tìm kiếm như thế nào. Có thể bạn chỉ nhớ đại khái nội dung email, hoặc có thể nó bị lạc giữa vô số email khác liên quan đến chủ đề bạn đang tìm kiếm. Trong những trường hợp này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Song Tử, mô tả nội dung bạn đang tìm kiếm và yêu cầu Song Tử tìm giúp bạn.
Đây có thể là một cứu cánh nếu bạn đang tìm kiếm một bình luận cụ thể từ một người mà bạn thường xuyên nhận được email, hoặc nếu bạn nghĩ rằng mình có khóa sản phẩm cho một ứng dụng đã mua từ nhiều năm trước trong một email. Nếu bạn có xu hướng tự gửi email cho mình như một cách nhanh chóng để lưu trữ thông tin mà bạn không muốn quên nhưng không cần truy cập thường xuyên, AI có thể định vị bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm gần như ngay lập tức. Chỉ cần nhắc Gemini “Nói cho tôi biết quản lý của tôi đã yêu cầu tôi làm gì trong email trước đó” hoặc đơn giản hơn là “Nhắc tôi nhớ Ted bảo tôi làm gì”.
Sử dụng AI theo cách bạn thấy hợp lý
Không giống như các cách sắp xếp hộp thư đến email truyền thống, sử dụng AI không có nghĩa là thay đổi một cài đặt cụ thể từ giá trị này sang giá trị khác: Đó là một quá trình tự nhiên hơn nhiều. Vì vậy, đừng ngại suy nghĩ vượt ra ngoài khuôn khổ. Điều này cũng có nghĩa là bạn có rất nhiều sự linh hoạt trong việc gửi lời nhắc: Hãy thoải mái sử dụng ngôn ngữ tự nhiên hoặc yêu cầu thông tin cụ thể. Có thể bạn thấy việc sử dụng AI để tìm kiếm quảng cáo trong email để dễ dàng xóa là hợp lý, hoặc sử dụng AI để giúp xác định email nào bạn cần trả lời trước sẽ nhanh hơn. Không có câu trả lời nào sai ở đây cả.