7 tính năng ẩn của Gmail sẽ giúp bạn tối ưu khi dùng


Các hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn sử dụng Gmail nền tảng webmail một cách chuyên nghiệp hơn bao giờ hết

Nếu Gmail là công việc hằng ngày mà bạn buộc phải sử lý cho công việc và cá nhân, bạn không cần thiết phải cài đặt phần mềm thứ 3 ví dụ như Outlook để sử dụng. Gmail đã có sẵn các tính năng cao cấp để bạn quản lý, xử lý các email một cách chuyên nghiệp

1. Im lặng các email đến

Bạn không muốn đọc các email mà mình không muốn đọc, vì chúng gây cho bạn sự ức chế, hãy nhấp phải vào mail đó và chọn Mute. Chúng sẽ không thông báo khi bạn nhận được email từ cuộc trò chuyện đó.

Nếu sau này bạn tò mò về những gì bạn đã bỏ lỡ, bạn luôn có thể tìm thấy nó trong chế độ xem Tất cả thư của Gmail, bao gồm các thư đã lưu trữ của bạn. Sau đó, bạn có thể bật tiếng cuộc trò chuyện nếu muốn bằng cách mở cuộc trò chuyện và nhấp vào nút X bên cạnh nhãn Tắt tiếng ở đầu trang. Sau khi được bật tiếng, vào lần tiếp theo bạn nhận được thư trả lời, thư trả lời đó sẽ hiển thị ở đầu hộp thư đến của bạn.

2. Báo lại để bạn không bị quên

Cũng giống như nút báo lại trên báo thức mà bạn sử dụng khi chưa sẵn sàng ra khỏi giường, Gmail có nút báo lại cho những thư bạn chưa sẵn sàng trả lời nhưng không muốn mất dấu trong hộp thư đến của mình . Di chuột qua thư trong hộp thư đến của bạn và nhấp vào nút đồng hồ nhỏ ở bên phải và chọn ngày và giờ muộn hơn – hôm nay, ngày mai, tuần sau hoặc thời gian cụ thể mà bạn đã đặt – để nó xuất hiện trở lại ở đầu hộp thư đến.

3. Giao diện đọc mail giống Outlook

Nếu bạn có một màn hình lớn, tôi khuyến khích bạn sử dụng màn hình sang trọng của mình và sử dụng tính năng đọc mail giống Outlook của Gmail. Nó làm cho Gmail trông giống Outlook hơn, nơi bạn có thể xem và trả lời thư mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để mở bảng Cài đặt nhanh (Quick Setting), cuộn xuống ngăn Reading pane và chọn Bên phải hộp thư đến hoặc Bên dưới hộp thư đến để chia chế độ xem của bạn theo chiều ngang hoặc dọc.

4. Chọn tab của bạn

Gmail thực hiện một công việc đáng ngưỡng mộ là lọc hộp thư đến của bạn để các thư bạn quan tâm sẽ chuyển đến hộp thư đến của bạn trong khi phần còn lại được chuyển xuống tab Xã hội (Social) hoặc Quảng cáo (Promotional). Nhấp vào biểu tượng bánh răng và sau đó nhấp vào Xem tất cả cài đặt (see all settings). Trên trang Cài đặt, chọn Inbox và trong phần Danh mục (Categories) ở trên cùng, bạn có thể chọn tab bạn muốn ở đầu hộp thư đến của mình. Hoặc nếu bạn chỉ bỏ qua tất cả các tab không phải hộp thư Chính (Primary Inbox) của mình, thì bạn có thể bỏ chọn tất cả trừ Hộp thư chính (Primary Inbox) để có trải nghiệm Gmail được sắp xếp hợp lý, không có tab. Để lưu, cuộn xuống và nhấn nút Lưu thay đổi.

5. Bật tính năng tự động nâng cao

Tôi dành một khoảng thời gian lớn vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc để xóa các email không mong muốn. Tôi thích mở từng email trước khi xóa để có thể xem nhanh trước khi bỏ đi. Theo mặc định, Gmail sẽ gửi bạn trở lại hộp thư đến của bạn thay vì thư tiếp theo khi bạn xóa một thư đã mở, điều này đòi hỏi nhiều nhấp chuột và thời gian hơn để dọn sạch hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi hành vi này trong cài đặt, vì vậy, bạn sẽ chuyển sang tin nhắn trước đó hoặc tin nhắn tiếp theo sau khi xóa tin nhắn đã mở

Trong mục cài đặt, nhấn vào nút Advanced bạn sẽ thấy Auto-advance trên cùng. Nhấn vào nút chọn bên phải và chọn Enable để bật lên. Và bấm nút Save Changes

6. Gửi email các file đính kèm lớn thông qua Google Drive

Có một biểu tượng Drive nhỏ ở cuối cửa sổ soạn thư của Gmail. Nó cho phép bạn đính kèm các tập tin bạn đã lưu trữ trong Drive hoặc chỉ cần gửi một liên kết đến người nhận. Đối với các định dạng Google Drive – Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, v.v. – tùy chọn duy nhất của bạn là gửi liên kết đến tệp. Đối với các loại tệp khác – PDF, tài liệu Word, hình ảnh – bạn có tùy chọn gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm hoặc liên kết Drive, cho phép bạn chia sẻ tệp lớn hơn giới hạn kích thước 25MB của Gmail cho tệp đính kèm.

7. Tìm kiếm nâng cao

Với việc Google đứng sau Gmail, không có gì ngạc nhiên khi Gmail cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ. Bạn có thể đã sử dụng thanh tìm kiếm phía trên hộp thư đến của mình để tìm một email cũ dựa trên từ khóa hoặc người gửi, nhưng nó có thể làm được nhiều hơn thế. Nhấp vào nút mũi tên xuống nhỏ ở bên phải thanh tìm kiếm để mở bảng tìm kiếm nâng cao của Gmail, nơi bạn có thể tìm kiếm phạm vi ngày và kích thước tệp đính kèm, theo dòng chủ đề và với các bộ lọc khác.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.